Gizlilik Politikası

1Biz kimiz (Veri Sorumlusu) ve iki rolümüz#

Hesap, faturalama ve kullanım verilerinizin Veri Sorumlusu, 3 Germay Drive, Unit 4 #3321, Wilmington, DE 19804, Amerika Birleşik Devletleri adresinde kayıtlı merkezi bulunan bir Delaware C Corporation (ABD anonim şirketi) olan AllOnEars Inc. şirketidir. Bize [email protected] adresinden veya +1 (650) 844-3277 numarasından ulaşabilirsiniz.

AllOnEars ile yakaladığınız toplantı içeriği (ses, transkriptler, bağlam kartları, temel olgular, raporlar) bakımından Veri Sorumlusu sizsiniz; biz yalnızca Veri İşleme Sözleşmemiz uyarınca, sizin belgelenmiş talimatlarınız doğrultusunda Veri İşleyen olarak hareket ederiz. Ayrıca Alt İşleyiciler sayfamıza bakınız.

AB ve Birleşik Krallık’taki kişiler veri koruma sorularını [email protected] adresine de gönderebilir.

2Neleri işliyoruz#

• Hesap verileri — ad, e-posta, karma (hash) olarak saklanan parola (veya Google ya da Microsoft ile oturum açarsanız, o sağlayıcının bize verdiği kimlik), plan, faturalama durumu.
• Toplantı içeriği — bir toplantıdan veya mikrofondan aktarılan ses, toplantı platformunun gösterdiği katılımcı adları, sesten üretilen transkriptler ve çeviriler, konuşmacı etiketleri ve bunlardan türetilen yapay zekâ bağlam kartları, temel olgular, ana notlar ve raporlar. Katılımcıların söylediklerine bağlı olarak bu içerik özel nitelikli veya gizli bilgiler içerebilir (bkz. 4. bölüm).
• Bağlam materyali — kartların işinize uygun olması için eklediğiniz veya bağladığınız belgeler, sözlük terimleri, notlar ve CRM kayıtları. Bu materyalin terimleri ve kısa alıntıları, tanımayı iyileştirmek için konuşmadan metne dönüştürme sağlayıcımıza gönderilir.
• Takvim verileri — bir takvimi bağladığınızda, kayıtları planlamak için kullanılan etkinlik ayrıntıları ve toplantı bağlantıları. Sakladığımız OAuth belirteçleri saklanırken şifrelenir (AES-256-GCM). Toplantı botu sağlayıcımız da takviminizi eşitlemek için gereken erişimi alır.
• İletişim ve satış kayıtları — bize yazdığınızda, demo talep ettiğinizde veya “Satışla görüşün” seçeneğini kullandığınızda adınızı, e-postanızı, şirketinizi, telefon numaranızı ve mesajınızı saklarız. Hesap oluşturduğunuzda adınızı ve e-postanızı başlamanıza yardımcı olabilmemiz için aynı listeye ekleriz.
• Kullanım ve teknik veriler — kullanılan dakikalar, zaman damgaları, IP adresi ile operasyonel ve güvenlik günlükleri. Şu anda üçüncü taraf bir hata izleme veya analitik hizmeti kullanmıyoruz.

3Amaçlar ve hukuki dayanaklar (GDPR m. 6)#

• Hizmetin sunulması (transkripsiyon, kartlar, planlama) — sözleşmenin ifası, m. 6(1)(b).
• Toplantı kaydı ve transkripsiyonu — Veri İşleyen sıfatıyla sizin talimatlarınız doğrultusunda gerçekleştirilir; hukuki dayanağın belirlenmesinden ve gerekli katılımcı rızasının alınmasından ve bildirimin yapılmasından siz sorumlusunuz (bkz. Hizmet Şartlarımız). Size yardımcı olmak için bot, toplantıya adlandırılmış bir katılımcı olarak katılır (bir Kurumsal müşteri kendi adını belirlemediği sürece “AllOnEars”) ve toplantı sohbetine, biliniyorsa konuşulan dilde, toplantının kaydedilip yazıya döküldüğüne dair bir bildirim gönderir. Ekran paylaşımı görünümü açıkken paylaşılan ekranda ayrıca kalıcı bir satır görünür: “Bu toplantı AllOnEars tarafından yazıya dökülüyor”. Tarayıcı mikrofonu yakalama, ortamdaki diğer kişilere bir bildirim göstermez; uygulama, onları bilgilendirdiğinizi onaylamanızı ister.
• Faturalama, dolandırıcılığın önlenmesi ve vergi — sözleşme ve hukuki yükümlülük, m. 6(1)(b)/(c) ile meşru menfaatler, m. 6(1)(f).
• Güvenlik ve hizmetin işletilmesi — meşru menfaatler, m. 6(1)(f).
• İletişim, satış ve başlangıç takibi — meşru menfaatler, m. 6(1)(f).

4Özel nitelikli kişisel veriler (m. 9)#

Görüşmeler, tesadüfen özel nitelikli verileri (örn. sağlık, siyasi veya dini görüşler, sendika üyeliği) açığa çıkarabilir. Özel nitelikli verileri kendi amaçlarımız için aramaz veya kullanmayız. Bu tür veriler toplantı içeriğinde yer aldığında, bunları yalnızca sizin Veri İşleyeniniz olarak, sizin talimatlarınız doğrultusunda işleriz; bu içeriğin yakalanmasından önce m. 9(2) kapsamında bir şartın (genellikle katılımcıların açık rızası) sağlanmasından Veri Sorumlusu olarak siz sorumlusunuz. Bunu sağlayamıyorsanız, özel nitelikli verilerin konuşulma ihtimalinin yüksek olduğu toplantıları kaydetmeyin.

5Otomatik işleme ve profilleme#

Bağlam kartları ve özetler, transkriptten yapay zekâ tarafından otomatik olarak oluşturulur. Bu bir otomatik işlemedir ancak herhangi bir kişi bakımından hukuki veya benzer ölçüde önemli sonuçlar doğurmaz ve GDPR m. 22 anlamında sizinle ilgili yalnızca otomatik işlemeye dayalı hiçbir karar vermeyiz. Çıktı yardımcı niteliktedir, hatalı olabilir ve tek kayıt olarak buna güvenilmemelidir. AllOnEars çıktısını belirlenebilir kişiler hakkında karar vermek için kullanırsanız, uygun insan incelemesini uygulamaktan ve kullanımınızdan doğan m. 22 yükümlülüklerinden siz sorumlusunuz.

6Alt işleyiciler ve uluslararası aktarımlar#

Alt İşleyiciler sayfamızda listelenen üçüncü taraf işleyici kategorilerini (toplantı botu, konuşmadan metne dönüştürme, dil modeli, ağ kenarı (edge), ödeme, e-posta, oturum açma ve takvim, barındırma ve isteğe bağlı bir CRM) kullanırız. Bazıları verileri AEA dışında işler; bu durumda aktarımlar, Avrupa Komisyonu’nun Standart Sözleşme Maddeleri’ne ve GDPR Bölüm V kapsamındaki ek güvencelere dayanır. Bot sağlayıcımız tarafından toplantı kayıtlarının işlendiği bölge dağıtım sırasında belirlenir; AB bölgesinde işleme, kurumsal müşteriler için anlaşma ile mümkündür — [email protected] adresine başvurun. Bir alt işleyici eklemeden veya değiştirmeden önce, itiraz edebilmeniz için önceden bildirim yaparız.

Bir bağlam kartında gösterilen ansiklopedi maddesini bulmak için sunucularımız, görüşmeden alınan kısa arama terimlerini Wikipedia’ya (Wikimedia Foundation, Amerika Birleşik Devletleri) gönderir. İstek yalnızca terimi içerir; sesi, konuşmacıyı veya hesabınızı içermez, ancak bir terim toplantıda anılan bir kişinin veya kuruluşun adı olabilir. Bu herkese açık bir hizmettir; bu nedenle onunla bir veri işleme sözleşmesi yoktur.

7Saklama#

Hesap verileri, hesabınızın ömrü boyunca saklanır. Toplantı içeriği (transkriptler, bağlam kartları, temel olgular, etkileşim kayıtları ve oluşturulan raporlar) 365 gün sonra veya talep üzerine daha erken otomatik olarak silinir. İşletme ve Kurumsal müşterileri kuruluşları için daha kısa bir süre belirleyebilir. Zaman damgaları ve kullanılan dakikalar gibi faturalama ve kullanım kayıtları toplantı içeriği değildir ve hesabınızla birlikte saklanır. Sıfır Veri Saklama modunda toplantı içeriği hiç kaydedilmez.

• Kayıtlar, bot sağlayıcımızda 7 gün sonra kendiliğinden sona erer. Sıfır Veri Saklama modunda kayıt saklanmaz.
• Canlı oturum önbellekleri toplantı içi görünümü çalıştırır ve otomatik olarak sona erer: son 200 altyazı satırı en son satırdan 4 saat sonrasına kadar, paylaşılan altyazı çevirileri 2 saat. Sıfır Veri Saklama modunda toplantı bittiğinde temizlenir.
• Yedekler. Her gece bir veritabanı yedeği alınır ve sunucumuzda 14 gün saklanır. Ayrıca veritabanının AES-256 ile şifrelenmiş bir kopyasını belirli aralıklarla erişimi kısıtlı bir personel posta kutusuna e-postayla göndeririz; parola onunla birlikte gönderilmez ve bu kopyaları sınırlı bir süre saklayıp eskilerini sileriz. Bu nedenle canlı hizmetten sildiğiniz veriler, bu kopyalar silinene kadar yedek kopyalarda kalabilir.
• İletişim ve satış kayıtları, siz silmemizi isteyene kadar saklanır.

Hesabınızın tamamını istediğiniz zaman silebilir (Ayarlar → Tehlike Bölgesi), tek tek oturumların silinmesini ise bizimle iletişime geçerek talep edebilirsiniz. Hesabınızı silmek, hesabınızı ve toplantı içeriğinizi siler, ödeme sağlayıcımızdaki müşteri kaydınızı siler, bot sağlayıcımıza sakladığı ilgili toplantı kayıtlarını silmesi talimatını verir ve ilgili canlı oturum önbelleklerini temizler. Yedek kopyalar ile iletişim ve satış kayıtları bu otomatik silmenin kapsamında değildir; iletişim ve satış kayıtlarının silinmesi için [email protected] adresine e-posta gönderin.

8Haklarınız#

GDPR kapsamında kişisel verilerinize erişme, bunları düzelttirme ve sildirme, işlemeyi kısıtlatma, verilerinizi taşıma ve işlemeye itiraz etme haklarına ve yerel denetleyici makamınıza şikâyette bulunma hakkına sahipsiniz. Hesap sahipleri verilerini uygulama içinden veya [email protected] adresine e-posta göndererek dışa aktarabilir veya silebilir. Verileriniz müşterilerimizden biri tarafından işlendiyse (yani başkasının toplantısında katılımcı olduysanız), Veri Sorumlusu o müşteridir — lütfen onunla iletişime geçin; talebinize yanıt vermesi için ona yardımcı oluruz.

Kaliforniya sakinleri, kişisel bilgilerin satışından veya paylaşımından çıkış (opt-out) hakkı dahil ek haklara sahiptir. Kaliforniya Gizlilik Bildirimimize bakınız.

9Çocuklar#

AllOnEars, çocuklara yönelik olmayan bir kurumsal hizmettir. Hesap oluşturmak için en az 18 yaşında olmanız gerekir. Çocuklardan bilerek kişisel veri toplamayız; bir çocuğun bize veri sağladığını düşünüyorsanız [email protected] adresiyle iletişime geçin, verileri sileriz.

10Güvenlik#

Aktarım sırasında şifreleme (TLS), depolanan OAuth kimlik bilgileri için saklanırken (at rest) AES-256-GCM şifreleme, karma (hash) olarak saklanan parolalar ve API anahtarları, kapsama bağlı erişim belirteçleri, kiracı izolasyonu, hız sınırlaması ve denetim günlüğü kullanırız. Veritabanımız ve önbelleğimiz sunucunun genel ağ arayüzünde yayımlanmaz. Dahili yönetim konsoluna erişim adı belirli personelle sınırlıdır, hesap ve faturalama ayrıntılarını gösterir ancak asla toplantı içeriğini göstermez ve her kullanımı kaydedilir. Sunucularımız Avrupa Birliği (Almanya) bölgesinde barındırılır. Hiçbir sistem mükemmel derecede güvenli değildir; bir kişisel veri ihlalini m. 33/34 uyarınca gerektiği şekilde size ve ilgili denetleyici makama bildiririz. Güvenlik duruşumuzun tamamı Güven Merkezi’nde ortaya konmuştur.

11Değişiklikler#

Değişiklikleri burada yayımlarız ve esaslı değişiklikler için hesap sahiplerine bildirim yaparız. Yürürlük tarihinden sonra hizmeti kullanmaya devam etmeniz kabul anlamına gelir.